Pełna księgowość bez zmartwień

Spokojnie — kontrola nie musi być stresem. Zacznij od uporządkowania dowodów księgowych: faktury zakupu, sprzedaży, raporty fiskalne, wyciągi bankowe. Upewnij się, że wszystkie dokumenty są podpisane i opisane. Zgromadź je chronologicznie i zabezpiecz przed dostępem osób trzecich.

Przygotuj również zestawienia VAT, ewidencje środków trwałych i wynagrodzeń. Jeśli korzystasz z ulg (np. badawczo-rozwojowej), przygotuj dokumentację techniczną i opis projektów. Pamiętaj: im lepsza organizacja, tym krótsza kontrola i mniejsze ryzyko sankcji.

W dniu wizyty zapewnij audytorom ciche, dobrze oświetlone pomieszczenie. Bądź dostępny do wyjaśnień, ale nie udzielaj odpowiedzi „na ślepo” — lepiej zweryfikować fakt niż poprawiać błąd później. Po zakończeniu otrzymasz protokół — dokładnie go przeanalizuj, bo to podstawa ewentualnych odwołań.

Próg przychodów 2 000 000 zł to moment, w którym przejście staje się obowiązkiem, ale warto rozważyć je wcześniej, gdy firma rośnie i potrzebujesz pełniejszego obrazu sytuacji finansowej. Pełna księgowość daje dokładniejsze wyniki, łatwiejszy dostęp do kredytów i inwestorów oraz większą kontrolę nad kosztami.

Koszty prowadzenia są wyższe, bo wymagają więcej pracy księgowej i częstszych zestawień. Z drugiej strony, możesz rozliczać więcej kosztów (np. odpisy amortyzacyjne wcześniej niewykorzystane) i optymalizować podatek dochodowy na poziomie bilansu. Przejście najlepiej zaplanować na początek roku, aby uniknąć podwójnego prowadzenia ksiąg.

Zanim podejmiesz decyzję, zrób symulację wpływu na wynik finansowy i porozmawiaj z doradcą. Czasem kilka prostych zmian w KPiR wystarczy, by obniżyć zobowiązania, a czasem pełna księgowość otworzy drogę do dalszej ekspansji.

Od 2016 roku możesz odliczyć nawet 100% kosztów pracowników zaangażowanych w projekty B+R. Klucz jest jeden: dokumentacja. Musisz udowodnić, że projekt ma charakter nowatorski i prowadzi do poszukiwania nowej wiedzy technicznej. Dlatego już na etapie planowania przygotuj opis technologiczny, harmonogram prac i wykaz osób.

Ewidencjonuj godziny pracy każdego pracownika, zachowuj wersje prototypów, zdjęcia, testy, korespondencję mailową — im więcej śladów, tym mniejsze ryzyko odmowy. Pamiętaj o rozdzieleniu kosztów: tylko te bezpośrednio związane z projektem (wynagrodzenia, materiały, amortyzacja) kwalifikują się do ulgi.

Rocznie limit odliczenia to 50% wartości kosztów, ale nadwyżkę możesz przenieść na kolejne lata. Jeśli rozliczasz się wspólnie z uczelnią, skorzystasz z dodatkowego 15% odsetka. Aby nie przegapić terminów, sporządź zestawienie już w styczniu i przekaż je księgowemu — wtedy masz czas na ewentualne korekty przed złożeniem CIT.

Najgorsze, co możesz zrobić, to czekać na upomnienie. Od pierwszego dnia zaległości naliczane są odsetki (obecnie 14% w skali roku). Zamiast tego złóś wniosek o rozłożenie na raty — ZUS chętnie godzi się na 3-12 miesięczny harmonogram, jeśli pokażesz realny plan spłaty.

Przygotuj prognozę cash-flow, zestawienie należności i zobowiązań oraz krótki opis sytuacji (np. opóźniona płatność od głównego kontrahenta). Im wcześniej złożysz wniosek, tym niższe odsetki. Po zawarciu ugody pamiętaj o terminach — nawet jedna nieterminowa rata powoduje utratę przywileju i naliczenie kar umownych.

Jeśli zaległość jest spowodowona epidemią, konfliktem zbrojnym lub klęską żywiołową, możesz starać się o umorzenie części należności. W tym celu złóż wniosek wraz z dokumentami potwierdzającymi szkodę. W ciężkich przypadkach warto też rozważyć restrukturyzację zadłużenia z pomocą doradcy finansowego — często lepiej spłacić 70% długu niż ryzykować egzekucję.

Jeśli dopiero zaczynasz działalność, możesz wydłużyć pierwszy rok obrotowy do 18 miesięcy. Dzięki temu rozliczysz się z niższego dochodu, bo koszty startowe (zakup wyposażenia, oprogramowania, usług prawnych) rozłożysz na dłuższy okres. Aby skorzystać, złóż odpowiedni wniosek do US w terminie 3 miesięcy od pierwszego wpisu do CEIDG.

W kolejnych latach możesz zmienić rok obrotowy na inny niż kalendarzowy, np. od 1 kwietnia do 31 marca. To dobre rozwiązanie, gdy masz sezonowość przychodów — możesz „przesunąć” zysk do okresu z wyższymi kosztami. Zmiana wymaga zawiadomienia naczelnika US do końca stycznia roku, w którym zmiana ma nastąpić.

Pamiętaj, że wydłużony rok obrotowy oznacza też dłuższy czas przechowywania ksiąg i większą liczbę deklaracji PIT/CIT w okresie przejściowym. Dlatego przelicz, czy oszczędność podatku przewyższa koszty dodatkowej księgowości. Często 2-3 tys. zł w portfelu przedsiębiorcy jest warte dodatkowej pracy księgowej.

Jeśli twój pracownik wyjeżdża do Niemiec na montaż maszyny, a umowę podpisuje niemiecki klient, możesz stosować 0% VAT, ale tylko wtedy, gdy udokumentujesz, że usługa jest wykonywana poza Polską. Kluczowe jest więc uzyskanie od odbiorcy niemieckiego potwierdzenia miejsca wykonania usługi (tzw. confirmation of service place).

Dokument powinien zawierać: datę, opis usługi, adres miejsca montażu oraz klauzulę, że to odbiorca jest podatnikiem (tzw. reverse-charge). Dołącz do niego listę pracowników, faktury zakupu materiałów w Niemczech oraz ewentualne zdjęcia z realizacji. Im więcej dowodów, tym mniejsze ryzyko, że urząd zakwestionuje stawkę 0%.

Pamiętaj o termiach: fakturę wystaw w ciągu 15 dnia po miesiącu, w którym dokonano dostawy/usługi, a w JPK_VAT oznacz transakcję kodem procedury „EXP” dla eksportu usług. Jeśli pracownik pobiera diety, zachowaj rachunki za zakwaterowanie i paliwo — staną się kosztem firmy i dowodem rzeczywistego pobytu za granicą.